Der Ablauf der Prophyllageranmeldung ist an den Ablauf der Jugend + Sport Lageranmeldung angelehnt und lässt sich daher sehr gut mit dieser in Einklang bringen.
Folgende Schritte sind in einem "PROpyhljahr" nötig:
| Zeit | Aktion LagerleiterIn | Erklärung |
| Januar | Leiteranerkennung überprüfen/ Anmeldung an AWB |
Die Leiteranerkennung ist jeweils zwei Jahre gültig. Die Ausschreibung der AWB erfolgt jeweils im November des Vorjahres |
| März | Teilnahme an AWB | Die Teilnehmer der Ausbildung sind zur Lageranmeldung berechtigt. Die Teilnahme an der Weiterbildung verlängert die Berechtigung für zwei Jahre. |
| März (bzw. 4 Monate vor dem Lager) |
Kontakt mit Coach Termin für den Teambesuch mit dem Coach vereinbaren | Erfolgt spätestens an der AWB. Kontaktdaten sind beim Sekretariat erhältlich. Am Teambesuch soll das ganze Lagerleitungsteam anwesend sein. Der Teambesuch dauert ca. eine Stunde. |
| 8 Wochen vor dem Lager | Anmeldung und Picasso an Coach schicken | Das Formular digital bis „Bewilligung“ ausfüllen und per eMail schicken. |
| 5 Wochen vor dem Lager |
Detailprogramm an Coach schicken | Der Coach gibt innert zwei Wochen seine Rückmeldung zum Detailprogramm. |
| min. 4 Wochen vor dem Lager | Teambesuch | Der Teambesuch wird vom Lagerleiter mit Hilfe des Coaches vorbereitet |
| 2 Wochen vor dem Lager | Erhalt der Bewilligung durch den Coach |
Erfolgt per eMail und nur wenn: 1. das Detailprogramm i.O. ist und... 2. der Teambesuch stattgefunden hat 3. das Lager durch den Coach beim Sekretariat angemeldet ist und von dort eine Bestätigung vorliegt |
| je nach Lagerdatum | Lager durchführen | Tipp: PROphyl-Blöcke jeweils umgehend auswerten |
| 8 Wochen nach dem Lager | Auswertung und Abrechnung per eMail an den Coach schicken |
Die Auszahlung erfolgt nur wenn: 1. die effektiven Teilnehmerzahlen im Formular eingetragen und mit einer Teilnehmerliste bestätigt sind 2. das durchgeführte Programmdetailliert ausgewertet wurde 3. die vollständige Kontoverbindung (nur Schar- und Verbandskonten werden akzeptiert) dem Coach mitgeteilt wurde, |
| 30. November | Stichtag Auszahlung | Abrechnungen, die nach diesem Datum beim Coach eintreffen, werden nicht ausbezahlt |